Корпоративная почта для компании: как выбрать, создать и настроить

Корпоративная почта · Обновлено: · 4 мин чтения
Корпоративная почта для компании: как выбрать, создать и настроить
Содержание
  1. Чем корпоративная почта отличается от обычной
  2. Варианты корпоративной почты
  3. Как выбрать
  4. Как создать корпоративную почту: общий порядок
  5. Подключение к программам и телефонам
  6. Безопасность и порядок
  7. Частые вопросы

Корпоративная почта - это ящики на домене компании вида ivan@company.ru, которыми управляет организация, а не сотрудник. Она выглядит солиднее личного адреса, позволяет сразу выдать и закрыть доступ при увольнении и защищает переписку. Создать корпоративную почту можно в облачном сервисе (в том числе бесплатно для небольших команд), на хостинге сайта или на собственном сервере Exchange. Ниже: что выбрать и как подключить.

Чем корпоративная почта отличается от обычной

Параметр Личный ящик (gmail.com, yandex.ru) Корпоративная почта
Адрес ivan@yandex.ru ivan@company.ru
Кто управляет пользователь администратор компании
Создание и удаление ящиков вручную каждым централизованно
Общие адреса (info@, sales@) нет да
Политики безопасности личные единые правила
Репутация перед клиентами ниже выше

Другие плюсы: общая адресная книга, календари, общие папки, архивы переписки, возможность передать ящик другому сотруднику.

Варианты корпоративной почты

1. Облачная почта для домена. Вы подключаете свой домен к сервису, а ящики создаете в панели администратора. Примеры: Яндекс 360 для бизнеса, VK WorkSpace (почта Mail.ru для бизнеса), Google Workspace, Microsoft 365. Не нужно поддерживать сервер, есть календарь и диск. Подробнее: Яндекс 360 для домена и VK WorkSpace.

2. Почта на хостинге. Если у вас есть сайт, провайдер, как правило, дает почтовые ящики в составе тарифа. Дешево и просто для малого бизнеса, но возможностей меньше. Читайте: почта на хостинге.

3. Собственный сервер Exchange. Подходит крупным компаниям, которым нужны календари, общие ресурсы и гибкие политики. Требует администрирования. См. Exchange и ActiveSync.

4. Бесплатные тарифы. У ряда сервисов есть бесплатные версии для небольшого числа ящиков или ограниченного объема. Условия меняются, поэтому актуальные ограничения проверяйте на сайте выбранного сервиса.

Как выбрать

  1. Посчитайте, сколько сотрудников и общих ящиков нужно.
  2. Решите, нужны ли календарь, общий диск и видеосвязь.
  3. Оцените бюджет: бесплатно, за ящик в месяц или единым тарифом.
  4. Уточните, где хранятся данные и подходит ли это по требованиям компании.
  5. Убедитесь, что сервис поддерживает IMAP/SMTP или нужный вам клиент: Outlook, телефон, браузер.
  6. Проверьте поддержку и возможность переноса писем при смене провайдера.

Как создать корпоративную почту: общий порядок

  1. Зарегистрируйте домен или используйте уже имеющийся. Как связать адрес и домен - в материале про почту на своем домене.
  2. Выберите сервис и подключите к нему домен.
  3. Подтвердите право на домен (обычно записью TXT или файлом на сайте).
  4. Пропишите записи MX у регистратора или хостера, чтобы письма шли на нужный сервер. Правила описаны в статье про MX, SPF, DKIM и DMARC.
  5. Создайте ящики сотрудников и общие адреса.
  6. Настройте SPF, DKIM и DMARC, чтобы письма не попадали в спам.
  7. Раздайте доступ и подключите почту к программам.

Подключение к программам и телефонам

Корпоративные ящики можно читать в браузере, в Outlook, Thunderbird и на смартфоне. Для облачных сервисов параметры такие же, как у основного сервиса, например для Яндекса: imap.yandex.ru:993 (SSL), smtp.yandex.ru:465 (SSL). Для Mail.ru: imap.mail.ru:993, smtp.mail.ru:465. На хостинге серверы указаны в его панели управления. В программах сторонних разработчиков для Яндекса и Mail.ru нужен пароль приложения (см. пароль приложения).

Подключение корпоративной почты к Outlook по IMAP
Подключение корпоративной почты к Outlook по IMAP
Подтверждение домена при создании корпоративной почты
Подтверждение домена при создании корпоративной почты

Названия разделов в панелях и программах зависят от сервиса и версии. Подробности по Outlook - в статье как настроить Outlook, для телефона - в материале про корпоративную почту на телефоне.

Безопасность и порядок

  • Включите двухфакторную защиту для администраторов и сотрудников.
  • Не передавайте пароль общим чатом, используйте индивидуальные учетные записи.
  • Ведите список общих ящиков и закрывайте доступ при увольнении.
  • Настройте SPF, DKIM и DMARC, чтобы злоумышленники не подделывали письма от вашего имени.
  • Регулярно делайте резервные копии важной переписки.

Частые вопросы

Можно ли сделать корпоративную почту бесплатно?

У некоторых сервисов есть бесплатные тарифы для небольших команд. Нужно будет купить или использовать уже имеющийся домен, а ограничения по числу ящиков уточняйте на сайте сервиса.

Чем корпоративная почта лучше обычной?

Адрес на домене компании вызывает больше доверия, администратор управляет доступом, а ящики не привязаны к личным аккаунтам сотрудников.

Нужен ли для корпоративной почты свой сервер?

Нет. Большинству компаний хватает облачного сервиса или почты на хостинге.

Как подключить корпоративную почту к телефону?

Через Exchange или IMAP. Данные для подключения даст администратор или раздел справки сервиса.

Что делать, если письма с корпоративной почты попадают в спам?

Проверьте записи SPF, DKIM и DMARC и убедитесь, что домен не используется для рассылок без настроек.

Читайте также