Как сделать подпись в Outlook: текст, картинка и логотип

Подпись в Outlook создается в параметрах почты и автоматически добавляется в конец каждого нового письма или ответа. В нее можно вставить имя, должность, телефон, ссылки, а также картинку или логотип. Ниже: как создать подпись, как добавить изображение, как задать ее по умолчанию и что делать, если она не вставляется.

Как создать подпись в классическом Outlook

1. Откройте Outlook и перейдите в "Файл" > "Параметры" > "Почта".
2. Нажмите кнопку "Подписи".
3. В окне нажмите "Создать" и введите название подписи, например "Рабочая".
4. В поле редактирования напечатайте текст: имя, должность, контакты.
5. Оформите текст: выберите шрифт, размер, цвет, выравнивание.
6. Под списком выберите, для какого ящика и в каких случаях подпись добавлять (новые сообщения, ответы и пересылки).
7. Нажмите "ОК" и сохраните изменения.

Быстрый путь есть и из самого письма: в окне нового письма откройте вкладку "Сообщение" и нажмите "Подпись" > "Подписи". Откроется то же окно.

Как добавить картинку или логотип

1. В окне "Подписи и бланки" поставьте курсор в нужное место текста.
2. Нажмите значок изображения (на панели над полем подписи).
3. Выберите файл логотипа на компьютере.
4. Если картинка слишком крупная, уменьшите ее: правая кнопка > "Изображение", затем задайте высоту, оставив пропорции.
5. Нажмите "ОК".

Советы по картинке:

Слишком тяжелые изображения замедляют отправку, а некоторые почтовые клиенты получателя блокируют картинки по умолчанию, поэтому важный контакт дублируйте текстом.

Подпись со ссылкой и визитной карточкой

• Ссылка. Выделите слово или адрес сайта, нажмите значок гиперссылки, вставьте адрес и подтвердите.
• Визитная карточка. На панели есть кнопка "Визитная карточка": она вставит ваши данные из контактов в виде компактной карточки.
• Кнопки соцсетей. Готовые значки можно вставить как изображения со ссылками, но не злоупотребляйте: чем больше картинок, тем чаще письмо попадает в спам.

Подпись в новом Outlook и веб-версии

В новом Outlook для Windows и в Outlook в браузере путь немного другой. Откройте "Параметры" (значок шестеренки) > "Учетные записи" > "Подписи" (в некоторых версиях "Почта" > "Создание и ответ"). Там можно создать подпись, вставить изображение и выбрать, для каких писем она используется. Названия пунктов зависят от версии, поэтому ищите раздел со словом "Подписи".

Если подпись не добавляется

1. Проверьте, что подпись выбрана для нужного ящика: если у вас несколько учетных записей, настройка делается для каждой отдельно.
2. Убедитесь, что формат письма HTML или "Форматированный текст". В формате "Обычный текст" картинки не вставляются.
3. Для ответов и пересылки отдельно выберите подпись в поле "Ответы и пересылаемые сообщения".
4. Если письмо открыто в старом окне, закройте его и создайте новое.

Если вы пользуетесь Gmail, Яндексом или Mail.ru, подпись можно настроить и в самом сервисе: подпись в Яндекс Почте, подпись в почте Mail.ru. Общую настройку программы ищите в статье настройка Outlook.

Советы по оформлению

Хорошая подпись занимает не больше 4-6 строк. Укажите имя, должность, организацию и один-два способа связи, например телефон и адрес сайта. Используйте тот же шрифт, что и в письмах, и не более двух цветов. Не вставляйте в подпись длинные юридические оговорки и десятки значков соцсетей: они увеличивают вес письма и отвлекают от сути. Для личной переписки хватит имени и телефона, для деловой добавьте должность и компанию. Перед использованием отправьте тестовое письмо себе и посмотрите, как подпись выглядит на телефоне: на узком экране широкие картинки сжимаются или уезжают за край.

Частые вопросы

Как сделать, чтобы подпись добавлялась автоматически?

В окне "Подписи" выберите нужную подпись в полях "Новые сообщения" и "Ответы и пересылаемые сообщения" для своей учетной записи.

Почему картинка в подписи отображается красным крестиком?

Вероятно, получатель заблокировал загрузку изображений или файл слишком тяжелый. Уменьшите вес и дублируйте контакты текстом.

Можно ли иметь несколько подписей?

Да. Создайте несколько подписей и вставляйте нужную вручную: "Сообщение" > "Подпись".

Как изменить подпись?

Откройте "Файл" > "Параметры" > "Почта" > "Подписи", выберите подпись, внесите изменения и нажмите "Сохранить".