Резервная копия почты: как сохранить все письма на компьютер

Резервная копия почты нужна, чтобы не потерять письма при взломе, блокировке или удалении ящика. Сохранить все письма можно тремя путями: скачать архив у самого сервиса, синхронизировать ящик с почтовой программой по IMAP или экспортировать письма в файлы EML, MBOX и PST. Ниже как это делается и как хранить копию, чтобы она реально пригодилась.

Зачем нужен архив почты на компьютере

Почта в браузере хранится на серверах сервиса, и с ней может случиться что угодно: ящик взломают, заблокируют по ошибке, он будет закрыт за долгое бездействие. Копия на вашем диске дает доступ к переписке независимо от сервиса. Особенно важно сохранить письма с договорами, счетами, подтверждениями и электронными билетами.

Определитесь, что вам нужно: полный архив всей почты или только важные письма. Для второго варианта хватит сохранения отдельных писем как файлов EML (см. файл EML).

Способ 1. Скачать архив у самого сервиса

Некоторые сервисы выгружают архив данных по запросу.

• Gmail: сервис Google Takeout (takeout.google.com). Выберите "Почта", формат архива и нажмите "Создать экспорт". Через время придет ссылка. Письма сохраняются в формате MBOX.
• Яндекс и Mail.ru: прямой функции полной выгрузки почты в архив нет или она меняется, поэтому надежнее использовать способы 2 и 3. Проверьте раздел "Безопасность" и справку на случай появления функции выгрузки данных.

Архив MBOX можно открыть в Thunderbird и ряде других программ.

Способ 2. Подключить ящик к почтовой программе по IMAP

Подключите ящик по IMAP к программе, например Thunderbird, Outlook или eM Client, и включите загрузку всех писем на компьютер. Программа создает локальную копию, к которой вы можете обращаться даже без интернета.

1. Добавьте ящик в программу. Данные серверов смотрите в таблице настроек серверов почты. Для Яндекса, Mail.ru и Gmail потребуется пароль приложения: см. пароль приложения.
2. В параметрах учетной записи включите хранение писем на компьютере и синхронизацию всех папок.
3. Дождитесь окончания загрузки. Для больших ящиков это может занять часы.
4. Скопируйте папку с данными программы на внешний диск.

В Thunderbird все письма лежат в профиле: его копирование описано в статье перенос профиля Thunderbird. В Outlook данные хранятся в файлах PST или OST; для копии нужен именно PST (перенос PST).

Способ 3. Экспорт и сохранение отдельных писем

Если нужна копия только важных писем, сохраните их файлами.

• В Thunderbird выделите письма и выберите "Файл > Сохранить как > Файл". Массовый экспорт описан в статье экспорт писем из Thunderbird.
• В Outlook выберите "Файл > Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт > Экспорт в файл > Файл данных Outlook (.pst)".
• В браузерной почте сохраните письмо в формате PDF через печать "Печать > Сохранить как PDF". Для писем с вложениями скачайте вложения отдельно.

Как хранить резервную копию

Одна копия на том же компьютере - это не резервная копия. Следуйте простому правилу 3-2-1: три копии, два разных носителя, одна вне дома.

1. Держите архив на внешнем диске или в облаке.
2. Обновляйте копию регулярно: раз в месяц или раз в квартал.
3. Если в письмах конфиденциальные данные, защитите архив паролем или зашифрованным контейнером.
4. Проверьте, что архив открывается: иногда копии оказываются поврежденными, и выясняется это слишком поздно.

Как восстановить письма из копии

Файл MBOX импортируется в Thunderbird через дополнение для импорта и экспорта, файлы EML можно перетащить в папку программы, PST открывается в Outlook командой "Файл > Открыть и экспортировать > Открыть файл данных Outlook". Для переноса писем в другой сервис воспользуйтесь способами из статьи как перенести почту в другой ящик.

Частые вопросы

Как сохранить все письма из почты на компьютер?

Подключите ящик к программе по IMAP и загрузите все папки, либо скачайте архив у сервиса, если он это поддерживает, как Google Takeout. Затем скопируйте файлы на внешний диск.

В каком формате лучше хранить архив писем?

MBOX и PST удобны для полного архива, EML - для отдельных писем, PDF - для печатной копии. Для возможности вернуть письма в программу выбирайте MBOX, EML или PST.

Сохраняются ли вложения в резервной копии?

Да, во всех форматах кроме PDF-печати вложения лежат внутри письма. При сохранении письма в PDF вложения придется скачать отдельно.

Как часто делать резервную копию почты?

Для рабочей почты раз в месяц, для личной - раз в несколько месяцев. Перед удалением ящика или важными изменениями делайте копию обязательно.